Em pouco mais de sete meses de sua implementação, o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs) gerou uma redução de 50% no consumo de papel no Instituto de Atendimento Socioeducativo do Espírito Santo (Iases). No mês de novembro, o Instituto deixou de usar 37,5 mil folhas de papel A4.
Em números, a diminuição foi, por mês, de 150 para 75 resmas de papel. Também foi registrada queda na utilização de outros insumos, como colchetes, toner e capas de processo, além dos gastos de impressão.
Outra diminuição importante foi no custo para armazenamento dos processos físicos, como aluguel de espaço, energia elétrica, água e mão de obra. Segundo Alcioneia Neves, ponto focal do e-Docs no Iases, esta redução traz benefícios ao meio ambiente, ao servidor e à socioeducação. “O uso do e-Docs contribui para a sustentabilidade e gera economia nos gastos do Instituto, que se convertem em recursos para investimentos na socioeducação”, disse.
Esta redução só foi possível por meio do esforço do Iases em levar a todos os setores a conscientização e o treinamento sobre o uso do e-Docs. Para isso, foram realizados mais de dez encontros de capacitação em todas as unidades socioeducativas e nos setores administrativos do Iases. Além disso, ocorreu um grande mutirão, o “Dia D e-Docs”, que esclareceu as dúvidas dos servidores sobre o uso da plataforma. Atualmente, o Iases conta com uma equipe de servidores que oferece suporte diário sobre as funcionalidades do sistema.
Em novembro último, o Instituto lançou também uma campanha de conscientização sobre o uso sustentável de energia elétrica, papel, ligações e insumos de uso rotineiro, como plásticos e descartáveis, o “Iases + Sustentável”. O objetivo é reduzir impactos ambientais e avançar ainda mais na economia dos recursos púbicos.
